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如何接聽電話的職場禮儀要點

2020-04-09

  一、及時接聽

  如果電話鈴聲一響起,就應立即放下收頭的事去接聽。如果接聽不及時,就會反映出一個人散漫的態度,而且應該親自接聽電話,輕易不要讓他人代勞,尤其是不要讓小孩干代接。

  在接電話時,我們提倡“鈴響不過三”:接聽電活以鈴響三聲之內接最適宜。吧要鈴響許久,才姍姍來遲。也不要鈴響過一次,就拿起聽筒。這樣會讓打電話的人大吃一驚,如有持殊原因,致使鈴響許久后才接,要在和劉方通話時向對方說明情況,棱示歉意。

  正常情況下,不允許不接聽來電,特別是“應約而來”的電話。就像敲門一樣。如果剛敲第一聲門你就開門,就會讓對方嚇一跳,而且還會認為你清閑得聚精會神地等著別人來敲門。如果門被敲了很多省還沒有回答,又會被認為沒有人在,或者是不想理。

  二、確認對方

  一般情況下.對方打來電話后都會主動介紹自己。如果對方打來電話,沒有主動介紹自己或者自己沒有聽清楚,你就應該主動問;“請問您是哪位價 我能為您做什么?您找哪位?”但是,人們習慣性的做法是,拿起電話聽筒后便會向對方盤問:“喂:哪位 ”這讓對方會感到阿生而且感情疏遠,缺少人情昧。接起電話。拿起聽筒后應首先自我介紹::“您好,我是某某某”

  三、非常規電話的處理

  如果接到打錯的電話,不要發怒更不能出口傷人,正確做法是簡短向對方說明情況后掛斷電話。有時候接起電話,問候多聲卻聽不見對方說話,這時絕對不可以不外青紅皂白,認為是惡意騷擾電話而破門大罵。因為,這種情況極可能由電話線路問題引起。使你聽不見對方的聲音,但是對方能聽見你聲音。萬一對方是你的客戶或上級,聽到你在這端破口大罵,會造成什么樣的后果。如果對方是惡意騷擾的話,應簡短而嚴歷地批評對方。不必長篇大淪,更不應該說臟話;如果問題嚴重,可以考慮報警解決。

  四、分清主次

  1.接聽電話要專心,與其他人交談,邊聽電話邊看文件、看電視那是很不禮貌的行為,吃東西邊是失禮。

  2.如果在會晤貴賓或會議期間接到電話,可向其歉意地說明不能立即通話的原因,并求諾稍后再聯系。

  3.接聽電話時如果有別的電話打進來,千萬不要不理睬,因為很可能是急事?烧埱笳谕ㄔ挼囊环缴缘绕,并對其講明原因,然后立即去接另一個電話,問清情況后先訪對方稍候,或晚會兒再打進來,之后再繼續和前者通話。

  4.不能因為圖清凈隨便撥下電話線。

  五、規范地代接電話

  代別人接電話時。要特別住意講話順序,首先要禮貌地告訴對方來歷才能問對方是何人,所為何事,但不要詢問對方和所找人的關系。

  1.尊重別人隱私。代接電話時,忌遠遠地大聲召喚劉方要找的人。不要旁聽別人通話、更不要插嘴。不要隨意擴散對方托你轉達的事情。

  2.記憶準確要點:如果對方要找的人不在,應先詢問對方是否需要代為轉讓。如對方有此意愿,應照辦。最好用筆記下對方要求轉達的具體內容,如對方姓名、單位、電話、通話要點等,以免事后忘記,對方講完后,應再與其驗證一遍,避免不必要的遺漏。

  3.及時傳達內容。代接電話時,要先弄清對方要找誰,如果對方不愿問答自已是誰,也不要勉強。如果對方要找的人不在,要如實相告,然后再詢問對方“還有什么事情?”這二者不能顛倒先后次序。之后要在第一時間把對方想要傳達的內容傳達到位。不管什么原因、都不能把自己代人轉達的內容,托他人轉告。

  六、錄音電話

  1.留言制作要規范。留言內容一般包括這么幾項:問候語、機主姓名和單位、致歉語、留言的原因、對來電者的要求以及道別語等。

  2.如非很必要,盡量少使用錄音電話,要及時處理錄音電話上打進來的電話。

  職場禮儀介紹

  作用

  了解、掌握并恰當地應用職場禮儀有助于完善和維護職場人的職業形象,會使你在工作中左右逢源,使你的事業蒸蒸日上,做一個成功職業人。成功的.職業生涯并 不意味著你要才華橫溢,更重要的是在工作中你要有一定的職場技巧,用一種恰當合理方式與人溝通和交流,這樣你才能在職場中贏得別人的尊重,才能在職場中獲 勝。

  握手禮儀

  握手是人與人的身體接觸,能夠給人留下深刻的印象。當與某人握手感覺不舒服時,我們常常會聯想到那個人消極的性格特征。強有力的握手、眼睛直視對方將會搭起積極 交流的舞臺。 女士們請注意:為了避免在介紹時發生誤會,在與人打招呼時最好先伸出手。記住,在工作場所男女是平等的。

  電子禮儀

  電子郵件、傳真和移動電話在給人們帶來方便的同時,也帶來了職場禮儀方面的新問題。雖然你有隨時找到別人的能力,但這并不意味著你就應當這樣做。 在現在的許多公司里,電子郵件充斥著笑話、垃圾郵件和私人便條,與工作相關的內容反而不多。請記住,電子郵件是職業信件的一種,而職業信件中是沒有不嚴肅的內容的。

  傳真應當包括你的聯系信息、日期和頁數。未經別人允許不要發傳真,那樣會浪費別人的紙張,占用別人的線路。

  手機可能會充當許多人的“救生員”。不幸的是,如果你使用手機,你多半不在辦公室,或許在駕車、趕航班或是在干別的什么事情。要清楚這樣的事實,打手機找你的人不一定對你正在干的事情感興趣。

  職場禮儀:道歉禮儀

  即使你在社交禮儀上做得完美無缺,你也不可避免地在職場中冒犯了別人。如果發生這樣的事情,真誠地道歉就可以了,不必太動感情。表達出你想表達的歉意, 然后繼續進行工作。將你所犯的錯誤當成件大事只會擴大它的破壞作用,使得接受道歉的人更加不舒服。 當只有你一個人存在時,就是你最能體現道德的時候,是你最能體現境界的時候。職場角落常常是最能讓一個人原形畢露的地方,平時西裝革履、文質彬彬、相貌堂 堂、溫文而雅。都不能足以體現一個人的真正素質,而在職場角落的時候,才能體現禮儀所在,道德所在。

  電梯禮儀

  電梯雖然很小,但是在里面的學問不淺,充滿著職業人的禮儀,看出人的道德與教養。

  1.一個人在電梯里不要看四下無人,就亂寫亂畫,抒發感想,搞的電梯成了廣告牌。

  2.伴隨客人或長輩來到電梯廳門前時,先按電梯按鈕;電梯到達門打開時,可先行進入電梯,一手 按開門按鈕,另一手按住電梯側門,請客人們先進;進入電梯后,按下客人要去的樓層按鈕;行進中有其他人員進入,可主動詢問要去幾樓,幫忙按下。電梯內盡可 能側身面對客人,不用寒暄;到達目的樓層,一手按住開門按鈕,另一手并做出請出的動作,可說:“到了,您先請!”客人走出電梯后,自己立刻步出電梯,并熱 誠地引導行進的方向。

  3.上下班時,電梯里面人非常多,先上來的人,要主動往里走,為后面上來的人騰出地方,后上的人,要視電梯內人的多少而行,當超載鈴聲響起,最后上來的人主動下來等后一趟。如果最后的人比較年長,新人們要主動的要求自己下電梯。

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